Como Administrar su Empresa / Administración y Finanzas / Contabilidad

Concepto e Importancia de la Contabilidad

En la organización administrativa de la Micro y pequeña empresa, la contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su propietario controlar las operaciones y conocer los resultados obtenidos y si ha ganado o perdido.

El resultado final de la contabilidad son los estados financieros, los cuales son:

EL BALANCE GENERAL

EL ESTADO DE GANANCIAS O PERDIDAS.


Estos dos nos permiten analizar la situación económica y financiera del negocio, con el objetivo de tomar decisiones acertadas.

A- CONCEPTO DE CONTABILIDAD.

La buena administración financiera nos permite mejorar el control sobre nuestros negocios e incrementar las utilidades.

Los registros contables de su empresa son la base fundamental para el análisis financiero que permiten tomar las decisiones más importantes de la empresa que son:
SEGUIR EN EL NEGOCIO O CAMBIAR DE ACTIVIDAD EN EL PEOR DE LOS CASOS.

La contabilidad le interesa a:
EL EMPRESARIO: Para saber si gana o pierde.

A LOS SOCIOS EN CASO SEA SOCIEDAD: Para mantener el negocio en marcha y las relaciones comerciales bien claras.
A LA ALCALDÍA MUNICIPAL: Ya que con los datos del balance general tasa los impuestos Municipales.
INSTITUCIONES FINANCIERAS: Para obtener créditos.
AL FISCO: Para cumplir con todas las obligaciones fiscales.

C.- SISTEMA BÁSICO DE CONTABILIDAD PARA MYPES.

Este método esta adaptado a las necesidades de la Micro y pequeña empresa por lo que se recomienda solamente digitar las operaciones en forma textual y como sucedan , sin tomar en cuenta los cargos y los abonos, ya que eso es lo que confunde al empresario y no permite que contabilice sus operaciones en forma sencilla y rápida.

El Sistema consiste en alimentar los registros con las operaciones de la empresa solamente siguiendo las sugerencias que el programa les sugiere.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD.

Los sistemas contables toman en cuenta la aplicación de muchos principios contables , que por efectos prácticos con este sistema los resumiremos en dos, estos son:

1. Principio de partida doble
2. Principio de causa y efecto.
1.- PRINCIPIO DE PARTIDA DOBLE

Consiste en tener presente que una transacción afecta como mínimo a dos registros , por ejemplo:
Se vende mercadería por un valor de $15.00. Nos pagaron la mitad y el resto lo cancelaran en dos días.

REGISTRO CONTABLE. Se registra la operación en los formatos de caja para registrar el efectivo, Cuentas por cobrar para registrar lo que no quedan debiendo y la venta total en el registro de ventas, tanto al contado como al crédito.

También se le conoce como principio de causación y consiste en registrar cada una de las operaciones del negocio en el momento preciso en que se causen. Por ejemplo:

Un cliente nos visita y nos encarga $50.00 de mercadería el 26 de mayo, el 28 de mayo llega a traer el la mercadería y le enviamos la factura el 29 de mayo cancelándola en efectivo el 6 de junio .
Indique ¿Qué fecha se inicia el registro de la operación?

REPUESTAS

a) El 26 de mayo

b) El 28 de mayo

c) El 29 de mayo

d) El 6 de junio

Registros del Sistema de Contabilidad para MYPES

El sistema de contabilidad para MYPES consta de ocho tipos de registro , los cuales sirven para apuntar todas las operaciones de la empresa.

Los registros son:

REGISTRO DE VENTAS: REGISTRA TODAS LAS VENTAS YA SEA AL CREDITO O AL CONTADO.

En la primera casilla se registra de la venta , en la segunda casilla se escribe el detalle de lo que se vendió, en la tercera columna se detalla el valor de la venta al contado y en la ultima la venta al rédito.

REGISTRO DE CAJA O EFECTIVO : EN ESTE SE REGISTRAN LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO.

En la primera casilla se escribe la fecha de la operación , en la segunda el detalle de la transacción , en la tercera se escriben las entradas de efectivo, en la cuarta las salidas de efectivo y automáticamente se reflejará el saldo de efectivo que tienes en la empresa.

En la columna uno se debe escribir la fecha de la venta al crédito o los abonos que realice el cliente.
En la segunda columna se debe escribir la descripción de la venta al crédito o del abono del cliente.
En la columna tres se escribe el valor de la venta al crédito, en la cuarta columna se apuntan los abonos de los clientes y las devoluciones o descuentos que se le conceden al los clientes por pronto pago, automáticamente se obtiene el saldo de cada uno de los clientes.
En la ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento del crédito o sea el plazo que se le concede a los clientes, este servirá para programar los cobros.

NOTA: SE RECOMIENDA TENER UNA HOJA PARA CADA CLIENTE

REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR: EN ESTE SE REGISTRAN LAS COMPRAS AL CRÉDITO QUE HACEMOS, TAMBIEN SE LE CONOCE COMO REGISTRO DE PROVEEDORES.

En la columna uno se debe escribir la fecha de la compra al crédito o los abonos que realicen a los proveedores.

En la segunda columna se debe escribir la descripción de la compra al crédito o del abono del cliente.
En la columna tres se escriben el valor de la compra al crédito, en la cuarta columna se apuntan los abonos de los proveedores y las devoluciones o descuentos que nos conceden los proveedores por pronto pago, automáticamente se obtiene el saldo de cada uno de los proveedores.
En la ultima columna se debe anotar la fecha de vencimiento de la compra al crédito o sea el plazo que nos han concede los proveedores , este servirá para programar los pagos a los proveedores..

NOTA: SE RECOMIENDA TENER UNA HOJA PARA CADA PROVEEDOR

En la segunda columna se debe registrar el detalle de las compras o pago de mano de obra y costos indirectos.En la tercera y cuarta columnas se debe registrar el valor en $´s de lasa compras ya sea al contado o al crédito.En la quinta columna se debe registrar el pago de mano de obra de los operarios, recuerde que no se debe incluir los pagos fijos, solamente los que se hacen por obra.
En la última columna debe registrarse los costos indirectos o sea todas aquellas compras de de materiales y accesorios que no se ven directamente en el producto por ejemplo: Aceite, combustible, energía, etc.

REGISTRO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS: EN ESTE REGISTRO SE ANOTAN TODOS LOS PAGOS NECESARIOS PARA QUE LA EMPRESA NO PARE SUS OPERACIONES , SE LE LLAMAN TAMBIEN GASTOS FIJOS Y SE CARACTERIZAN PORQUE NO CAMBIAN CON LA PRODUCCIÓN O SEA QUE SE PRODUZCA O NO , O SE VENDA O NO , SIEMPRE SE DEBEN PAGAR , POR EJEMPLO : Sueldos Administrativos del propietario, secretarias, contador, vigilancia, etc.

En la cuarta columna se debe registrar el valor de los pagos hechos por los servicios generales por ejemplo: Energía, Teléfono, Agua, Alquiler, impuestos, gastos en utensilios de oficina, etc.

ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros nos permiten conocer la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado.

Los principales Estados Financieros son:

EL BALANCE GENERAL
EL ESTADO DE RESULTADOS O GANANCIAS Y PÉRDIDAS.

EL BALANCE GENERAL

Es la radiografía de la empresa y muestra todo lo que posee o debe el empresario en un momento determinado por lo que se dice que es ESTATICO, y además lo que le pertenece.
El Balance General se divide en tres partes:

1. Los activos
2. Los pasivo
3. El patrimonio o capital contable

Los Activos:
Son todos los bienes y derechos, propios y ajenos que tiene el empresario en un momento determinado en la empresa.

LOS ACTIVOS SE CLASIFICAN DE ACUERDO A SU FACILIDAD DE CONVERTIRSE EN DINERO Y SE DIVIDEN EN:

ACTIVOS CIRCULANTES: Son todos los bienes que posee el empresario y que realizará y convertirá en dinero en un término menor a un año, estos son: Caja, Bancos, Inventarios de materia prima, producto en proceso, producto terminado (mercadería).

ACTIVOS FIJOS: Son los bienes que tiene el empresario para usarlos y no para venderlos, que le sirven para desarrollar su actividad económica.

Por ejemplo: Edificios, Terrenos, Maquinaría y equipo, Vehículos, muebles y enseres, equipo de oficina.

OTROS ACTIVOS: Son todos los pagos por anticipado y que no se clasifican en los dos anteriores.

Por ejemplo: Alquileres pagados por anticipado, mercadería en transito pagada por anticipado, Primas de seguro, publicidad pagada por anticipado.

Los Pasivos:

Es el valor de las deudas que posee el empresario y se clasifica según su exigibilidad así:

Pasivos a corto plazo o circulante: Sobre giros bancarios, proveedores, obligaciones bancarias pagaderas en menos de un año, impuestos por pagar, débito fiscal.

Pasivos a largo plazo: Son las deudas que el empresario debe pagar en un plazo mayor de un año, por ejemplo: Obligaciones bancarias.

Otros pasivos: Son los pasivos que no se clasifican en los dos anteriores, por ejemplo: Anticipos de clientes.

Patrimonio: Es la diferencia entre los activos y los pasivos de la empresa y es lo que en realidad lo que le pertenece al empresario, por ejemplo:

Capital social: Es el capital semilla o con lo que empezó su empresa.
Utilidades retenidas de periodos anteriores: Son las utilidades reinvertidas en la empresa o por distribuir.

Utilidades del periodo actual: son las utilidades obtenidas por la empresa en el periodo analizado.(Este valor debe coincidir con las utilidades del estado de resultados)

LA ECUACION CONTABLE

Los tres elementos del balance general presentan la estructura contable básica, la cual se expresa así:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

A = P + C

Recursos Cantidad que se Derechos del Poseídos debe o derechos empresario

Por el de los acreedores sobre los

Empresario activos.(Patrimonio)

FORMAS DE PRESENTACION DEL BALANCE

1) ESTRUCTURA DEL BALANCE GENERAL
a) Encabezado:

· Nombre de la empresa

· Nombre del estado financiero

· Fecha de formulación.

b) Cuerpo

· Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas

· Importe del patrimonio

c) Pie

· Nombre y firma del propietario

· Nombre y firma del contador que lo elaboró, nombre, número de autorización y firma del auditor externo, si sus activos sobrepasan los ¢ 300,000.00.

2) FORMA DE PRESENTACION:

a) En forma de cuenta u Horizontal.

Es una presentación estética, que presenta a la izquierda los activos y a derecha los pasivos y el patrimonio. Esta forma responde a la ecuación contable de:

Activo = Pasivo más Patrimonio

Esquema de Balance General

Balance General al ______________________________

Se presentan primero los activos y a continuación hacia abajo los pasivos y el patrimonio. Esta forma obedece a la formula:

Esta forma responde a la ecuación:

Activo - pasivo = Capital contable (Patrimonio)

Este tipo de presentación permite analizar en forma comparativa.

Balance en forma de reporte

al ________________________

 

Utilidad Neta

ESTRUCTURA DEL ESTADO DE RESULTADOS

a) Encabezado:

· Nombre de la empresa

· Nombre del estado financiero (Estado de Resultados)

· Fecha de formulación. Generalmente se expresa DEL______AL_______

b) Cuerpo

· Ingresos o Ventas

· Costos de venta o producción

· Utilidad bruta

· Gastos fijos o de administración

· Utilidad o Perdida Neta

c) Pie

· Nombre y firma del propietario

· Nombre y firma del contador que lo elaboró

· Nombre , número de autorización y firma del auditor externo, si sus activos sobrepasan los ¢ 300,000.00